Retomamos nuestro #AppDay con energías, apuntando claramente hacia una aplicación que, si no conocías ya, te está faltando el tiempo para descargártela e instalarla en tu Mac.

Trello es un gestor de proyectos que podemos utilizar tanto de manera personal, cómo de manera profesional. Las posibilidades que nos ofrecen son altísimas. Para comenzar tenemos tres maneras de utilizarlo:

Estamos por tanto ante un multiplataforma que podremos utilizar allá donde nos encontremos y en la situación en la que estemos.

Vale pero… ¿Qué es Trello exactamente?

Imaginate una pizarra en blanco… Esta pizarra podría convertirse en lo que nosotros queramos, en lo que necesitemos… Eso es Trello. Vale, no ha quedado claro, vamos un paso más allá.

Trello es una herramienta colaborativa que nos permite organizar nuestros proyectos de manera rápida intuitiva. Podremos crear el número de tableros que queramos, dependiendo de los proyectos laborales o personales que tengamos.

Dentro de cada tablero, podremos crear tantas tarjetas cómo queramos. Estas tarjetas son cómo los Post-it que pegamos a dicha pizarra y en las que vamos asignando tareas.

Podremos invitar a otros usuarios a nuestros tableros y asignarles tareas (o evidentemente ser invitados a los tableros creados por otros.

Las múltiples posibilidades de Trello

Tal y cómo venimos diciendo, Trello es un gestor de proyectos que podemos utilizar tanto para organizar nuestra vida personal (lo podemos usar como un GTD normal) como para organizar nuestros proyectos personales.

Para comenzar a comprender Trello, debemos hacer hincapié en cuatro conceptos básicos que tiene este “Project Management”:

  • Tableros
  • Listas
  • Tarjetas
  • Menú

Tableros:

Es el punto de partida, nuestra pizarra en blanco, deberemos crear un tablero por cada proyecto en el que nos encontramos inmersos. Será aquí, en el tablero, donde aunaremos toda la información disponible de un proyecto determinado. Un proyecto web, un desarrollo informático o la planificación de unas vacaciones… Todos deberán tener su tablero diferenciado para tenerlo organizado correctamente.

Listas:

Estas nos ayudan a mantener organizadas todas las tarjetas en las diferentes fases de proyecto. Nos permitirán crear un flujo de trabajo donde organizar las tarjetas permitiéndonos moverlas de una a otra desde el inicio de un proyecto hacia sus fases finales.

Tarjetas:

Son las unidades fundamentales de cualquier tablero. Los “Post-it” que pegamos en una pizarra con tareas asignadas a personas o a hechos concretos.  Las tarjetas pueden ser desde la instalación de un WordPress, la redacción de un artículo, la creación de keywords para un site o la renovación de un pasaporte para irnos de vacaciones. Las tarjetas podrán ser arrastradas de una lista a otra dentro de un tablero.

Menú:

El menú lo tendremos siempre en la parte derecha de cualquier tablero. Podremos mostrarlo u ocultarlo a placer y será nuestro centro de control de dicho tablero. En el podemos filtrar por etiquetas, por responsables de tarjetas, podremos añadir o quitar tableros, configurar parámetros o añadir o eliminar usuarios a un determinado proyecto.

En la imagen superior a estas líneas tenemos una disposición habitual de un tablero en Trello. Tenemos unas columnas, que corresponden a las Listas y dentro de cada lista (columna) tenemos las diferentes tarjetas que vamos creando para dicha lista.

En la parte derecha de la imagen podemos ver el menú de control de dicho tablero.

Las tarjetas debemos “visionarias” en tres dimensiones… En la lista veremos el frontal de dicha tarjeta. Si pinchamos con el ratón en cualquiera de ellas, veremos el reverso de la misma.

En dicho reverso tenemos toda la información de dicha tarjeta, y por ello, cuando la pinchamos se nos muestra en primer plano sobre todo lo demás. Es conveniente crear un buen título para la tarjeta y añadirle una descripción, de esta manera conseguiremos que las personas que estén vinculadas al proyecto visualicen correctamente a que corresponde.

Podremos vincular cada tarjeta a miembros del equipo específico, delimitando tareas. Se podrá también crear listados de “To-Do´s” para saber que tareas deben ser realizadas, marcando un checklist cada vez que terminemos una tarea. Las tarjetas mostrarán actividad, viendo en todo momento quien ha hecho que cosa… Y se podrán añadir comentarios para visualizar progresos.

El menú de la parte derecha será nuestro centro neurálgico. En el, ademas de añadir o eliminar usuarios, podremos filtrar por etiquetas o usuarios. De esta manera, cada miembro del equipo podrá visualizar de manera rápida y sencilla las tarjetas que le interesen para planificarse su trabajo.

Por qué Trello

Trello es un gestor con infinitas posibilidades. Existen muchos en el mercado, pero tal vez nos encontremos ante uno de los más potentes. Aquí os explicamos los conceptos básicos, pero sus posibilidades son muy amplias.

Es necesario cierto aprendizaje para hacerse con su filosofía, pero sus posibilidades y el ser multiplataforma, lo hacen muy interesante.

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